Het mag duidelijk zijn dat Microsoft met haar missie ‘Cloud First, Mobile First’ alles en iedereen die Microsoft Office licenties gebruikt naar Office 365 wil hebben. Zit je eenmaal in die abonnementsvorm en heb je als grotere organisatie eenmaal die draai gemaakt dan is de weg terug op zijn zachtst gezegd niet eenvoudig.

In tegenstelling tot wat veel mensen denken zijn zowel Office 2016/2019 als Office 365 niet écht cloud gebaseerd. Of u nu office 2016/2019 of Office 365 heeft, in beide gevallen wordt de software lokaal op uw machine geïnstalleerd.  Ze maken beiden contact met clouddiensten van Microsoft en in beperktere mate op die van third party-aanbieders. Beide applicaties kunnen verbinden met diensten als Microsoft’s Exchange, OneDrive en Skype voor Bedrijven. Zover dus nog weinig onderscheid.

Maar ik mag Office 365 op 5 apparaten installeren en ‘gewone’ Office maar op 1 of 2 (afhankelijk van de licentievorm)

In geval van Volume licenties/Open license mag u de software op een PC/MAC en laptop installeren met 1 licentie. De vraag is dan, gaat u ook daadwerkelijk Office op al uw apparaten installeren? Op uw tablet, uw mobiele telefoon etc.? Uw email op één van uw mobiele apparaten maakt eenvoudig contact met uw accounts, ook Exchange. Office documenten als Word en Excel kunt u prima bekijken en vaak ok nog wel  bewerken op deze mobiele apparaten. Heeft u daarvoor Office op uw mobiele apparaat voor nodig?

Maar dan heb ik altijd de laatste versie!

Onze ervaring leert dat vooral wat grotere organisaties helemaal niet zitten te wachten op altijd die laatste versie want dan moeten alle gebruikers weer worden geïnstrueerd etc.. Veelal blijven die organisaties 3-5 jaar op dezelfde versie. Het kopen van gebruikte Microsoft Office licenties kan dan een flinke besparing opleveren.

Maar Office 365 is de laatste technologie, daar moeten we als modern bedrijf in mee!

Wanneer u al die extra apps die bij Office 365 komen ook daadwerkelijk gebruikt en er niet zonder kunt is dat een valide argument. Maar de meeste gebruikers doen niet meer dan werken met de vertrouwde toepassingen als Word, Excel, Powerpoint, en Outlook.

Maar dan hebben we ook meteen recht op Exchange Online!

Mits u de juiste abonnementsvorm heeft wel. Wilt u uw Exchange omgeving niet meer zelf ‘in huis’ hebben dan is dat een overweging. Maar waarom zou u dan niet een Office 2016 (kooplicentie) nemen met een Exchange online abonnement?

Maar dan kunnen we makkelijk gebruikers toevoegen en verwijderen zonder al te hoge kosten.

Doordat het een abonnementsvorm is kan ik snel gebruikers toevoegen en weer opzeggen. Als de dynamiek van uw organisatie zodanig is kan dat een overweging zijn, mits u dan wel per maand betaalt. Anders zit u toch weer 12 maanden aan dat abonnement vast.

Kosten

Wanneer u al die ‘mooie’ features van Office 365 eigenlijk helemaal niet gebruikt is het best prijzig. Wanneer u bij License Partners een gebruikte Microsoft Office 2016 licenties koopt bent u binnen 12 maanden al uit de kosten ten opzichte van bijvoorbeeld een E3 abonnement. En dat abonnement gaat ieder jaar door terwijl u met de kooplicentie zelf bepaald hoelang u er nog mee doet. Neemt u een eerdere versie van Office bijvoorbeeld 2013 dan is u terugverdientijd nog een stukje korter.

Overwegingen

Al uw data op systemen van een externe partij? Patriot Act? Privacy? Prijsonderhandeling op abonnementen?