Cloud, een korte term die staat voor enorme uitgaven aan IT. Veel organisaties hebben het zwaar om de steeds maar stijgende kosten van Cloud te beheersen. Blijkbaar gaat er van cloud een grote aantrekkingskracht uit; snel te implementeren, nieuwe technologie, vermeende lagere bedrijfskosten. Er zijn organisaties die Cloud First als beleid hebben, om zo bedrijfsonderdelen de vrijheid te geven nieuwe cloud services (Saas, IaaS, PaaS) aan te wenden om sneller te kunnen reageren in de markt. Dat is een mooie gedacht maar de CIO of IT manager moet er wel voor zorgen dat er geen wildgroei ontstaat en zijn IT budget in no-time ‘verbrand’ is.

Waardoor lopen de kosten op?

Het beheren en beheersen van cloud uitgaven is een complexe zaak. Met de koop van on-premise licenties kan er weliswaar een initiële hogere uitgave zijn. Maar die kan uitgesmeerd worden over een langere periode terwijl cloud uitgaven maandelijks terugkomen en in financiële zin vaak een stuk duurder kunnen uitvallen. Goed, dan moet er wel weer iets gedaan worden aan het beheren van on-premise licenties.

SaaS (software as a service) levert ongemerkt een belangrijke bijdrage aan IT uitgaven. Voor het ‘aanzetten’ van een paar extra abonnementen hoeft geen inkooptraject te worden gelopen. Er hoeft meestal geen implementatie aan te pas hoeft te komen (hoewel….), of complexe integratie in datacenters. Zo wordt het vaak te makkelijk voor ‘iedereen’ binnen de organisatie cloud diensten aan te schaffen, aan- en in te zetten. Deze situatie leidt vaak tot onvoorziene, ongeplande en niet gebudgetteerde uitgaven die maandelijks worden gefactureerd.

Scenario’s maken

Van belang is dus om aanschaf en gebruik te beheren en alternatieve scenario’s zoals bijvoorbeeld hybride licentie scenario’s te onderzoeken. Hebben bepaalde groepen gebruikers wel een duur abonnement nodig? Moet het de meest uitgebreide versie van de software zijn of kan een standaard versie ook? Is die laatste versie wel de meest geschikte of kan een eerdere versie de ‘job’ ook doen? Controleer de licentie tegen het gebruik. Maak combinaties van cloud en on-premise en tracht zo ervoor te zorgen dat uw IT budget niet ijlings in rook op gaat.

Verkoop wat overblijft

Dicht het mogelijke gat in budget door de on-premise licenties te verkopen die vervangen zijn door abonnementen. Een optie die te veel organisaties nog niet oppakken.